Contoh Kesalahan Penulisan Surat Resmi dan Perbaikannya

By | February 7, 2021

Surat resmi atau yang sering disebut dengan surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang memiliki bentuk formal. Surat resmi biasanya digunakan oleh antar instansi/lembaga atau dari lembaga ke perorangan. Isi dari surat resmi dapat digunakan dalam beberapa tujuan seperti undangan resmi, edaran, dan pemberitahuan atau himbauan. Karakteristik dari surat resmi adalah terdapat unsur formal seperti kop surat, nomor surat, lampiran surat, hal, tanggal, jabatan pemegang surat, pemakaian bahasa formal, tembusan, dan lain sebagainya. Beberapa surat resmi dibuat dengan kesalahan pada beberapa bagiannya. Contoh kesalahan penulisan surat resmi biasa terjadi pada bagian kepala surat (kop surat), penulisan lampiran, tanggal surat, dan alamat surat.

Penggunaan surat resmi biasanya untuk kegiatan formal atau acara dengan dinilai penting. Kesalahan yang terdapat dalam surat resmi dapat mengurangi nilai dari surat tersebut. Sehingga, surat resmi perlu dibuat dengan sebaik mungkin dan menghindari adanya kesalahan. Surat resmi memiliki beberapa aspek yang perlu diperhatikan yaitu struktur surat, format penulisan, ejaan dan bahasa yang digunakan, tanda tangan dengan nama terang, serta identitas penerima dan pengirim surat.

Dengan mengenali kesalahan yang dapat terjadi dalam surat resmi, sobat idschool dapat membuat surat resmi dengan baik. Sobat idschool dapat menyimak bagaimana contoh kesalahan penulisan undangan resmi serta bentuk perbaikannya melalui ulasan di bawah.

Contoh Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Bagian Kepala Surat

Letak kepala surat atau kop surat dari surat resmi berada pada bagian paling atas surat. Kop surat memuat identitas lembaga/instansi yang menunjukkan pengirim atau asal surat. Dalam kop surat terdapat logo, nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat website/lambang instansi. Kop surat menjadi bagian paling menarik dengan nama instansi biasanya dicetak lebih besar dari bagian kop surat lainnya.

Contoh Kepala Surat atau Kop Surat

Kesalahan yang ditemui dalam kop surat dapat terjadi pada penulisan nama isntansi dan alamat. Nama instansi dalam kop surat dicetak lebih besar dari bagian lainnya. Jika instansi merupakan Peseroan Terbatas maka nama instansi ditulis PT (tanpa tanda titik) diikuti nama perusahaan. Begitu juga jika instansi merupakan Persekutuan Komanditer (Commanditaire Venootschap) maka ditulis CV diikuti nama perusahaannya. Untuk instansi atau lembaga negara ditulis nama kementerian yang lengkap dan bukan singkatan.

Penulisan alamat dalam kop surat berada di bawah nama instasi yang ditulis berdasarkan ejaan yang benar. Penulisan Jalan tidak disingkat dengan Jln. dengan pembatas antar unsur alamat dengan tanda koma. Contoh penulisan alamat yang benar: Jalan Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta 10270.

Kata Telp. Dalam kop surat harus dituliskan lengkap dengan Telepon yang diikuti nomor telepon tanpa diberi titik atau spasi. Contoh penulisan nomor telepon dalam kop surat resmi adalah Telepon (021) 5711144.

Contoh kesalahan dalam penulisan surat resmi dan perbaikannya pada bagian kepala surat terlihat seperti berikut.

Contoh Kesalahan Penulisan Kop Surat untuk Surat Resmi dan Perbaikannya

Baca Juga: Panduan Penulisan Daftar Pustaka dengan Contoh dari Berbagai Sumber

Kesalahan Penulisan Alamat Surat

Alamat surat dicantumkan pada sampul bagian depan surat, selain itu juga berada pada lembar surat. Penulisan alamat surat dibuat secara jelas, singkat, dan lengkap.

Cara menuliskan alamat tidak diawali dengan kata kepada, namun langsung dituliskan penerima beserta alamat lengkapnya. Fungsi kata kepada adalah sebagai kata penghubung intra kalimat yang menyatakan tujuan, sedangkan  alamat surat bukan merupakan kalimat. Letak alamat pada lembar surat resmi ditulis disebelah kiri di antara perihal dan salam pembuka dengan tidak diikuti tanda baca apapun.

Kata sapaan untuk penerima surat seperti Saudara, Bapak, Ibu dan Tuan diberikan langsung di depan nama yang dituju. Namun, jika penerima yang dituju dituliskan gelar, pangkat dan jabatan maka penggunaan kata sapaan tidak dibutuhkan.

Contoh beberapa kesalahan penulisan surat resmi pada bagian alamat dan perbaikannya adalah sebagai berikut.

Contoh Kesalahan Penulisan Alamat pada Surat Resmi dan Perbaikannya

Baca Juga: Kalimat Ambigu (+Contoh)

Kesalahan Penulisan Tanggal Surat

Penulisan tanggal dituliskan dengan urutan tanggal, bulan yang ditulis lengkap tanpa singkatan, dan tahun. Letak tanggal pada surat resmi berada di bawah kop surat. Dalam surat resmi yang tidak menggunakan kepala surat, penulisan tanggal mencantumkan nama kota yang terletak sebelumnya. Antara nama kota dan tanggal dipisahkan oleh tanda koma.

Contoh penulisan tanggal yang benar:

  • 28 Oktober 2020
  • Yogyakarta, 28 Oktober 2020

Contoh penulisan tanggal yang salah:

  • 28 Okt 2000
  • 28 – 10 – 2000

Kesalahan Penulisan Lampiran

Bagian lampiran tidak selamanya harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan tidak melampirkan sesuatu. Pencantuman lampiran dengan isi tanda hubung atau angka nol bukan cara yang tepat dan tanpa tujuan jelas. Sehingga, surat yang tidak memiliki lampiran tidak perlu menyertakan kata lampiran di dalamnya. Jika ada lampiran yang perlu disertakan maka pada surat ditulis banyak lampiran yang disertakan.

Contoh penulisan lampiran yang tidak tepat (lampiran kosong):
Nomor : 211/U/2000
Lampiran : –
Perihal : Rapat Penilaian

Contoh penulisan tanpa lampiran yang benar:
Nomor : 211/U/2000
Perihal : Rapat Penilaian

Penulisan Salam Pembuka dan Salam Penutup

Salam pembuka dalam surat resmi ditulis dengan huruf kapital hanya pada kata pertama. Setelah salam pembuka diakhiri dengan tanda koma. Contoh Penulisan salam pembuka yang benar adalah sebagai berikut.

  • Dengan hormat,

Beberapa contoh penulisan salam pembuka yang salah adalah sebagai berikut.

  • Dengan Hormat,
  • dengan hormat.

Salam penutup juga memiliki aturan yang sama dengan salam pembuka. Kata dengan huruf kapital hanya untuk kata pertama. Setelah akhir salam penutup diberi tanda koma (,). Contoh penulisan salam penutup yang benar adalah sebagai berikut.

Hormat kami,

Baca Juga: Cara Menemukan Ide Pokok Suatu Bacaan

Contoh Kesalahan Penulisan Surat Resmi dan Cara Memperbaikinya

Perhatikan contoh surat resmi di bawah!

Contoh Kesalahan dalam Penulisan Surat Resmi dan Perbaikannya

Perbaikilah surat dinas si atas sesuai dengan kaidah yang benar!

Beberapa poin yang perlu diperbaiki pada surat dinas atau surat resmi di atas adalah seperti berikut.

  • Lampiran hanya perlu ditulis jumlah lampiran
    Salah → Lampiran: 1 lembar berisi susunan acara
    Benar → Lampiran: 1 (satu) lembar
  • Hal ditulis terlalu panjang, penulisan hal yang panjang dilakukan dengan memecah kalimat perihal surat menjadi 2 baris.
    Salah → Hal: Pagelaran Gamelan Bali dalam Rangka Hardiknas 2021
    Benar → Hal: Pagelaran Gamelan Bali
    dalam Rangka Hardiknas 2021
  • Kata kepada pada awalan penerima surat tidak diperlukan, langsung menggunakan Yth Kepala SMP Dian Kartika. Alamat surat untuk institusi disertakan alamat jelas dari penerima surat, selanjutnya diikuti kota tempat sekolah tersebut berada.
  • Isi surat pada kalimat pertama tidak efisien sehingga perlu perbaikan.
    Contoh perbaikan: Sehubungan dengan diadakannya pagelaran kesenian untuk memperingati Hari Pendidikan Nasional yang jatuh pada 2 Mei 2021, kami memohon kesediaan SMP Dian Kartika untuk menampilkan kesenian gamelan Bali.
  • Penutup surat pada paragraf kedua kalimat pada bagian isi surat juga perlu diubah.
    Contoh perbaikan kalimat penutup: Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
  • Penulisan nama pengirim surat juga perlu pembenahan untuk frasa Ketua Panitia dan Hardiknas 2021, kedua frasa tersebut perlu digabung.
    Salah → Ketua Panitia,
    Hardiknas 2021
    Benar → Ketua Panitia Hardiknas 2021,

Surat dinas atau surat resmi dari panitia tingkat kota biasanya wajib menyertakan tanda tangan dari pihak lain. Pihak yang terlibat seperti sekretaris panitia dan dinas pendidikan kota terkait, dalam contoh surat ini adalah dinas pendidikan Kota Banten.

Bentuk perbaikan surat resmi dari contoh di atas dapat menjadi seperti berikut.

Contoh Cara Memperbaiki Kesalahan Penulisan pada Surat Resmi

Demikianlah tadi ulasan kesalahan penulisan pada undangan resmi yang dilengkapi dengan bagaimana cara memperbaikinya. Terimakasih sudah mengunjungi idschool(dot)net, semoga bermanfaat!

Baca Juga: Struktur Kalimat yang Baik

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.