Bagian-bagian surat resmi meliputi kop surat (kepala surat), nomor surat, lampiran, hal (garis besar isi surat), tanggal, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tembusan surat. Penggunaan surat resmi pada umumnya terdapat pada keperluan dinas yang sifatnya resmi sehingga sering disebut sebagai surat dinas. Contoh penggunaan surat resmi menyangkut agenda lembaga atau kedinasan seperti undangan rapat, pemberitahuan, permohonan maaf, dan kepentingan resmi lainnya.
Pembeda surat resmi/dinas dengan jenis surat lainnya terdapat pada struktur penyusun surat. Di mana pada surat resmi terdapat bagian-bagian surat resmi yang memiliki lima bagian utama. Lima bagian-bagian surat resmi antara lain meliputi bagian kop surat, pembuka, isi, keterangan pembuatnya, dan tembusan. Secara umum bentuk dan bagian-bagian surat resmi ditunjukkan seperti contoh surat di bawah.
Surat secara umum merupakan media komunikasi berbentuk tulisan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain. Dalam perkembangannya, surat pribadi tergantikan dengan media pesan elektronik seperti WhatsApp, telegram, dan lainnya yang biasanya tidak memiliki struktur tidak pasti. Sementara jenis surat yang masih disusun mengikuti struktur tertentu adalah surat resmi atau surat dinas.
Surat dinas adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan formal oleh antar lembaga/instansi atau lembaga ke perorangan. Bentuk surat dinas mencakup bagian-bagian penting yang menunjukkan bentuk formal. Apa saja keterangan yang terdapat dalam bagian-bagian surat resmi? Sobat idschool dapat menyimak lebih banyak bagian-bagian surat resmi melalui masing-masing ulasan di bawah.
Table of Contents
- 1) Bentuk Kop Surat pada Bagian-Bagian Surat Resmi
- 2. Nomor Surat
- 3. Tanggal Surat
- 4. Lampiran
- 5. Bagian-Bagian Surat Resmi – Perihal
- 6. Alamat Surat
- 7. Salam Pembuka
- 8. Bagian-Bagian Surat Resmi – Isi Surat
- 9. Nama dan Tanda Tangan
Baca Juga: Penulisan Daftar Pustaka Dari Berbagai Sumber
1) Bentuk Kop Surat pada Bagian-Bagian Surat Resmi
Kop surat menjadi identitas surat dinas agar penerima dapat secara cepat mengetahui siapa pengirim surat tersebut. Letak kop surat berada di bagian paling atas dari bagian-bagian surat resmi lainnya. Bagian kop surat resmi terdiri dari logo instansi, nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, faksimile, dan email.
Logo instansi pada bagian kop surat biasanya berada pada bagian kiri. Disamping logo terdapat nama instansi dan informasi lainnya. Nama instansi dicetak lebih besar dari info lain seperti alamat, alamat instansi, nomor telepon, faksimile, dan email.
Contoh bentuk kop surat pada bagian-bagian surat resmi terdapat pada gambar dan keterangannya berikut.
Pada umumnya surat resmi memiliki kop surat, namun pada beberapa jenis surat resmi seperti undangan tingkat desa tidak menggunakan kop surat.
2. Nomor Surat
Nomor surat merupakan kode penomoran pada surat resmi dengan format yang sudah ditentukan oleh pihak instansi/lembaga. Format nomor surat resmi dibuat dengan kode tertentu dengan tujuan agar mudah dikenali.
Adanya nomor surat pada surat resmi akan memudahkan dalam identifikasi surat dari divisi mana. Misalnya, surat resmi dari direktur akan memiliki penomoran yang berbeda dengan surat dari sekretaris. Dengan perbedaan melalui kode tertentu akan memudahkan seseorang dalam mengenali identitas surat.
Letak nomor surat resmi ditampilkan pada bawah kop surat. Dalam nomor surat biasanya terdapat tahun, bulan, dan kode-kode tertentu.
Contoh format nomor surat dinas: H/01/CK.02/VIII/2020
- H: kode kategori keamanan surat resmi yang sifatnya rahasia
- 01: nomor urut surat dinas
- CK.02: kode klasifikasi
- VIII: bulan penerbitan surat
- 2021: tahun penerbitan surat
Baca Juga: Contoh-Contoh Kalimat Ambigu
3. Tanggal Surat
Tanggal surat pada surat dinas menunjukkan waktu pembuatan surat tersebut. Tanggal penerbitan surat ditulis dengan urutan tanggal, nama bulan, dan tahun. Letak tanggal surat berada di bawah kop surat di pojok sebelah kanan.
Pada surat yang terdapat kop surat seperti surat dinas dari instansi, sebelum tanggal tidak perlu disertakan kota atau daerah asal surat. Sedangkan penulisan tanggal pada surat yang tidak ada kop surat seperti pada surat lamaran pekerjaan, tanggal didahului dengan kota atau daerah.
- Penulisan tanggal pada surat resmi dengan kop surat: 23 Januari 2021
- Penulisan tanggal pada surat resmi tanpa kop surat: Medan, 23 Januari 2021
4. Lampiran
Beberapa surat resmi atau surat dinas disertai dengan dokumen lain yang ingin atau perlu disertakan. Untuk surat resmi yang menyertakan lampiran, bagian surat pada halaman pertama merupakan pengantar. Selanjutnya, dokumen pendukung disertakan di belakangnya.
Banyaknya lampiran disebutkan pada bagian pengantar surat yang letaknya di bawah nomor surat. Sedangkan surat resmi yang tidak menyertakan lampiran tidak perlu memberikan keterangan banyaknya lampiran.
Baca Juga: Struktur Kalimat yang Benar + Contoh
5. Bagian-Bagian Surat Resmi – Perihal
Keterangan perihal dalam surat resmi akan memudahkan penerima untuk mengetahui poin penting dari surat. Misalnya, surat berisi permohonan untuk memberikan sambutan suatu acara maka pada bagian perihal dapat ditulis permohonan pemberian sambutan.
Bagian perihal diusahakan dalam frasa yang pendek tapi mencakup poin penting. Jika perihal terpaksa memuat kalimat panjang maka penulisannya perlu dibuat dalam dua baris.
6. Alamat Surat
Pihak yang dituju atau pihak yang akan menerima surat dituliskan pada bagian alat yang terletak di bawah perihal. Alamat mencantumkan siapa penerimanya dan di mana alamatnya.
Penulisan penerima surat tidak perlu mencatumkan kata kepada, melainkan langsung dengan yang terhormat (Yth.) yang diikuti nama penerima.
Penerima yang memiliki gelar (misalnya: direktur, kepala sekolah, dsb) tidak perlu mencatumkan nama sapaan Bapak/Ibu. Sedangkan penerima yang disebutkan namanya secara langsung didahului dengan sapaan Bapak/Ibu. Selanjutnya, alamat surat dituliskan setelah pencantuman nama penerima surat.
Contoh penulisan nama dan alamat penerima surat:
- Yth. Pimpinan Perguruan Tinggi
di Lingkungan LLDIKTI Wilayah II
- Yth. Kepala Sekola SMP 8 Yogyakarta
Jalan Prof. dr. kahar Muzakir No. 2
Yogyakarta
- Yth. Bapak Sunarta
di tempat
Baca Juga: Apa Itu Promina (Kata Ganti)?
7. Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat resmi berguna untuk mengawali surat. Salam pembuka dapat disesuaikan dengan aturan instansi atau menyesuaikan siapa penerimanya. Bagian pembuka pada surat resmi biasanya berupa salam atau bentuk sapaan lainnya. Penulisan salam pembuka hanya perlu menggunakan huruf besar di awal kalimat dengan diakhiri tanda koma,
Contoh salam pembuka pada surat resmi:
- Dengan hormat,
- Salam sejahtera,
8. Bagian-Bagian Surat Resmi – Isi Surat
Bagian isi surat resmi disusun menggunakan bahasa formal dan kalimat sesuai ejaan yang disempurnakan (EYD). Isi surat sebaiknya dibuat secara efektif dengan pembahasan yang seperlunya saja. Sebisa mungkin bagilah isi surat ke dalam beberapa paragraf agar pembaca lebih paham. Contoh penyusunan isi surat per paragraf adalah sebagai berikut.
- Pertama: tujuan pemberian surat resmi
- Kedua: inti surat
- Ketiga: penutupan dan ucapan terima kasih
9. Nama dan Tanda Tangan
Nama dan tanda tangan dalam surat resmi mewakili identitas pengirim surat yang diletakkan pada bagian akhir surat. Keterangan jabatan pembuat surat juga diperlukan untuk memberikan keterangan lebih kepada penerima surat.
Selain itu, pada bagian atas nama dan tanda tangan perlu juga menyertakan cap instansi atau lembaga. Keberadaan cap akan meyakinkan keaslian surat resmi tersebut dibuat oleh pihak terkait.
Demikianlah tadi ulasan bagian-bagian surat resmi yang terdiri dari kop surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, serta nama dan tanda tangan. Terima kasih sudah mengunjungi idschool(dot)net, semoga bermanfaat!
Baca Juga: Contoh Kesalahan pada Surat Resmi dan Perbaikannya
cristian gosal