Surat resmi atau yang sering disebut dengan surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang memiliki bentuk formal. Dalam surat resmi terdapat bagian-bagian penyusun yang terdiri dari kop surat, nomor surat, lampiran surat, hal, tanggal, jabatan pemegang surat, pemakaian bahasa formal, tembusan, dan lain sebagainya. Ada beberapa kesalahan penulisan surat resmi yang cukup sering terjadi. Contoh kesalahan penulisan surat resmi umumnya terdapat pada bagian kepala surat (kop surat), penulisan lampiran, tanggal surat, dan alamat surat.
Dengan mengenali apa saja kesalahan penulisan surat resmi yang cukup sering terjadi, sobat idschool dapat membuat surat resmi dengan baik. Sobat idschool dapat menyimak apa dan bagaima saja contoh kesalahan penulisan resmi serta bentuk perbaikannya melalui ulasan di bawah.
Table of Contents
- Surat Resmi
- Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Bagian Kepala Surat
- Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Bagian Alamat Surat
- Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Tanggal Surat
- Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Bagian Lampiran
- Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Salam Pembuka dan Penutup
- Contoh Kesalahan Penulisan Surat Resmi dan Cara Memperbaikinya
Surat Resmi
Surat resmi biasanya digunakan oleh antar instansi/lembaga atau dari lembaga ke perorangan. Isi dari surat resmi dapat digunakan dalam beberapa tujuan seperti undangan resmi, edaran, dan pemberitahuan atau himbauan. Penggunaan surat resmi biasanya untuk kegiatan formal atau acara dengan dinilai penting.
Kesalahan yang terdapat dalam surat resmi dapat mengurangi nilai dari surat tersebut. Sehingga, surat resmi perlu dibuat dengan sebaik mungkin dan menghindari adanya kesalahan. Beberapa bagian yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat resmi meliputi beberapa pokok berikut.
- Struktur surat
- Format penulisan
- Ejaan dan bahasa yang digunakan
- Tanda tangan dengan nama terang
- Identitas penerima dan pengirim surat
Baca Juga: Bagian-Bagian Penyusun Surat Dinas
Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Bagian Kepala Surat
Letak kepala surat atau kop surat dari surat resmi berada pada bagian paling atas surat. Kop surat memuat identitas lembaga/instansi yang menunjukkan pengirim atau asal surat. Dalam kop surat terdapat logo, nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat website/lambang instansi.
Kop surat menjadi bagian paling menarik dengan nama instansi biasanya dicetak lebih besar dari bagian kop surat lainnya.
Kesalahan penulisan surat resmi yang ditemui dalam kop surat dapat terjadi pada penulisan nama isntansi dan alamat. Nama instansi dalam kop surat dicetak lebih besar dari bagian lainnya. Sementara penulisan alamat dalam kop surat berada di bawah nama instasi yang ditulis berdasarkan ejaan yang benar
- Jika instansi merupakan Peseroan Terbatas maka nama instansi ditulis PT (tanpa tanda titik) diikuti nama perusahaan.
- Jika instansi merupakan Persekutuan Komanditer (Commanditaire Venootschap) maka ditulis CV (tanpa tanda titik) diikuti nama perusahaan.
- Untuk instansi atau lembaga negara ditulis nama kementerian yang lengkap dan bukan singkatan.
- Penulisan Jalan tidak disingkat dengan Jln.
- Pembatas antar unsur alamat adalah tanda koma
- Contoh penulisan alamat yang benar: Jalan Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta 10270
Kata Telp. dalam kop surat harus dituliskan lengkap dengan Telepon yang diikuti nomor telepon tanpa diberi titik atau spasi. Contoh penulisan nomor telepon dalam kop surat resmi adalah Telepon (021) 5711144.
Contoh kesalahan penulisan surat resmi dan perbaikannya pada bagian kepala surat terlihat seperti berikut.
Baca Juga: Panduan Penulisan Daftar Pustaka dengan Contoh dari Berbagai Sumber
Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Bagian Alamat Surat
Alamat surat dicantumkan pada sampul bagian depan surat, selain itu juga berada pada lembar surat. Penulisan alamat surat dibuat secara jelas, singkat, dan lengkap.
Cara menuliskan alamat tidak diawali dengan kata kepada, namun langsung dituliskan penerima beserta alamat lengkapnya. Fungsi kata kepada adalah sebagai kata penghubung intra kalimat yang menyatakan tujuan, sedangkan alamat surat bukan merupakan kalimat. Letak alamat pada lembar surat resmi ditulis disebelah kiri di antara perihal dan salam pembuka dengan tidak diikuti tanda baca apapun.
Kata sapaan untuk penerima surat seperti Saudara, Bapak, Ibu dan Tuan diberikan langsung di depan nama yang dituju. Namun, jika penerima yang dituju dituliskan gelar, pangkat dan jabatan maka penggunaan kata sapaan tidak dibutuhkan.
Contoh beberapa kesalahan penulisan surat resmi pada bagian alamat dan perbaikannya adalah sebagai berikut.
Baca Juga: Kalimat Ambigu (+Contoh)
Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Tanggal Surat
Penulisan tanggal dituliskan dengan urutan tanggal, bulan yang ditulis lengkap tanpa singkatan, dan tahun. Letak tanggal pada surat resmi berada di bawah kop surat. Dalam surat resmi yang tidak menggunakan kepala surat, penulisan tanggal mencantumkan nama kota yang terletak sebelumnya. Antara nama kota dan tanggal dipisahkan oleh tanda koma.
- Contoh penulisan tanggal yang benar:
28 Oktober 2020
Yogyakarta, 28 Oktober 2020
- Contoh penulisan tanggal yang salah:
28 Okt 2000
28 – 10 – 2000
Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Bagian Lampiran
Bagian lampiran tidak selamanya harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan tidak melampirkan sesuatu. Pencantuman lampiran dengan isi tanda hubung atau angka nol bukan cara yang tepat dan tanpa tujuan jelas. Sehingga, surat yang tidak memiliki lampiran tidak perlu menyertakan kata lampiran di dalamnya. Jika ada lampiran yang perlu disertakan maka pada surat ditulis banyak lampiran yang disertakan.
Contoh penulisan lampiran yang tidak tepat (lampiran kosong):
Nomor : 211/U/2000
Lampiran : –
Perihal : Rapat Penilaian
Contoh penulisan tanpa lampiran yang benar:
Nomor : 211/U/2000
Perihal : Rapat Penilaian
Kesalahan Penulisan Surat Resmi pada Salam Pembuka dan Penutup
Salam pembuka dalam surat resmi ditulis dengan huruf kapital hanya pada kata pertama. Setelah salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
- Penulisan salam pembuka yang benar:
Dengan hormat,
- Penulisan salam pembuka yang salah
Dengan Hormat,
dengan hormat.
Salam penutup juga memiliki aturan yang sama dengan salam pembuka. Kata dengan huruf kapital hanya untuk kata pertama. Setelah akhir salam penutup diberi tanda koma (,). Contoh penulisan salam penutup yang benar: Hormat kami,
Baca Juga: Cara Menemukan Ide Pokok Suatu Bacaan
Contoh Kesalahan Penulisan Surat Resmi dan Cara Memperbaikinya
Perhatikan contoh surat resmi di bawah!
Ada beberapa keselahan penulisan surat resmi atau surat dinas di atas, untuk itu perbaikilah surat resmi di atas sesuai dengan kaidah yang benar!
Beberapa poin yang perlu diperbaiki pada surat dinas atau surat resmi di atas adalah seperti berikut.
- Lampiran hanya perlu ditulis jumlah lampiran
Salah → Lampiran: 1 lembar berisi susunan acara
Benar → Lampiran: 1 (satu) lembar
- Hal ditulis terlalu panjang, penulisan hal yang panjang dilakukan dengan memecah kalimat perihal surat menjadi 2 baris.
Salah → Hal: Pagelaran Gamelan Bali dalam Rangka Hardiknas 2021
Benar → Hal: Pagelaran Gamelan Bali
dalam Rangka Hardiknas 2021
- Kata kepada pada awalan penerima surat tidak diperlukan, langsung menggunakan Yth Kepala SMP Dian Kartika. Alamat surat untuk institusi disertakan alamat jelas dari penerima surat, selanjutnya diikuti kota tempat sekolah tersebut berada.
- Isi surat pada kalimat pertama tidak efisien sehingga perlu perbaikan.
Contoh perbaikan: Sehubungan dengan diadakannya pagelaran kesenian untuk memperingati Hari Pendidikan Nasional yang jatuh pada 2 Mei 2021, kami memohon kesediaan SMP Dian Kartika untuk menampilkan kesenian gamelan Bali.
- Penutup surat pada paragraf kedua kalimat pada bagian isi surat juga perlu diubah.
Contoh perbaikan kalimat penutup: Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
- Penulisan nama pengirim surat juga perlu pembenahan untuk frasa Ketua Panitia dan Hardiknas 2021, kedua frasa tersebut perlu digabung.
Salah → Ketua Panitia,
Hardiknas 2021
Benar → Ketua Panitia Hardiknas 2021,
Surat dinas atau surat resmi dari panitia tingkat kota biasanya wajib menyertakan tanda tangan dari pihak lain. Pihak yang terlibat seperti sekretaris panitia dan dinas pendidikan kota terkait, dalam contoh surat ini adalah dinas pendidikan Kota Banten.
Bentuk perbaikan surat resmi dari contoh di atas menjadi seperti berikut.
Demikianlah tadi ulasan contoh kesalahan penulisan surat resmi yang dilengkapi dengan bagaimana cara memperbaikinya. Terima kasih sudah mengunjungi idschool(dot)net, semoga bermanfaat!
Baca Juga: Struktur Kalimat yang Baik